Любой работодатель должен платить за своих сотрудников налог на доход физических лиц и, соответственно, сдавать в государственные органы отчетность по всем сделанным платежам.

При этом действующее законодательство достаточно четко регулирует то, что именно нужно отражать в отчетной документации для того, чтобы она соответствовала установленным правилам и предоставляла государственным органам именно ту информацию, которая им необходима.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В частности, предпринимателям важно будет разобраться в том, как правильно должен заполняться код периода формы 6-НДФЛ, так как он включает в себя достаточно большое количество важных норм.

Общие правила заполнения формы

Обобщить все правила оформления этого документа можно несколькими статьями:

• Оформление документа осуществляется на основании информации учета заработной и других выплат, которые были рассчитаны и выплачены сотрудникам со стороны работодателя, а также взысканного с этих сумм налога, включенного в регистры налогового учета.
• Если показатели тех или иных разделов не могут указываться на одной странице, то в таком случае они переносятся на другие.
• В процессе заполнения этого документа полностью исключается возможность исправления ошибок с использованием корректирующих средств, а также использование двусторонней печати или скрепление листов.
• Каждый отдельный показатель формы указывается в соответствующем поле, которому выделяется нужное мест. В каждом поле указывается только какой-то конкретный показатель, и единственным исключением из этого являются те показатели, которые имеют значение с десятичной дробью или же должны указываться в виде даты.
• Страницы расчетной формы имеют сквозную нумерацию с титульного листа, и порядковый номер каждой страницы должен указываться в соответствующем поле слева направо. Тот показатель, который имеет три знакоместа, должен записываться в полной мере, то есть «001», «002» и так далее.
• В расчетной форме в обязательном порядке указываются необходимые реквизиты и суммированные показатели. Если какие-либо значения по общим показателям отсутствуют, то в таком случае нужно указывать ноль.
• Числовые и текстовые поля нужно заполнять слева направо, начиная с левой крайней ячейки или же левого края того поля, которое было отведено для указания нужных показателей.
• Если для того, чтобы записать тот или иной показатель, не нужно заполнять полностью определенное поле, то в таком случае незаполненные участки нужно заполнить прочерками.
• Расчетная форма должна отдельно заполняться по каждому нужному .
• В процессе подготовки расчетного документа с применением специализированного программного обеспечения с дальнейшей распечаткой документа на принтере предусматривается отсутствие обрамления знакомест или прочерков для пустых полей.

Основные положения

Как говорилось выше, оформление отчетной документации предусматривает соблюдение достаточно большое количество правил, установленных действующим законодательством, и в принципе законодатели достаточно подробно указали порядок и форму составления этого документа.

Что это такое для информации

На сегодняшний день любой предприниматель сталкивается с различным форматом кодировки данных, но в преимущественном большинстве случаев это происходит именно в процессе формирования налоговой отчетности. В частности, это относится и к .

Содержание данного отчета, включая суммы предоставленных сотрудникам выплат, налог с этих выплат, а также даты и сроки проведения различных операций должны указываться в естественном виде, то есть кодировка для них не предусматривается. Таким образом, все денежные показатели должны указываться в рублях, в то время как дата выглядит как стандартная календарная информация.

Вся закодированная информация в этой отчетности указывается на первом листе в сжатом виде, что позволяет вкратце отразить все необходимые данные о той организации, которая сдает отчетность.

В частности, это касается следующих кодов:

	Нужная информация о налоговом агенте, включая его адрес регистрации и фактическое местонахождение, отделение налоговой инспекции, в котором проходила процедура регистрации, и другие данные.
	Менее содержательный код, который указывает на определенное отделение, которое регистрировало данную компанию, а также точную причину, по которой организация была поставлена на налоговый учет.
КППР	Код, указывающий на период подачи отчетности по форме 6-НДФЛ.
КНО	Код конкретного налогового органа, который указывается на определенный субъект России, а также принадлежность указанного отделения к той или иной инспекции.
КМН	Код инспекции, которая находится по месту регистрации коммерсанта.

Это далеко не полный список используемых кодов, с помощью которых обеспечивается возможность использования единой формы подачи информации для более простой ее обработки компьютерным оборудованием, а также сокращение общего количества листов расчета, так как закодированная информация на странице занимает гораздо меньше места.

Существующие виды

Изначально стоит отметить первый квартальный отчет, который предназначается для указания промежуточной информации. В этом документе нужно в соответствующих ячейках указать КППР в виде «1» или «2». На самом деле этот документ полностью соответствует стандартным показателям квартальной отчетности, так как информация как в первом, так и во втором разделе указывается за первые три месяца этого года, причем стоит отметить, что подобное совпадение является характерным исключительно для данной формы за первый квартал, так как все остальные виды такой отчетности не имеют подобного свойства.

Второй тип – внутригодовая отчетность. Кодировка «33» и «31», которая используется в процессе оформления 6-НДФЛ, является характерной для той отчетности, которая оформляется нарастающим итогом, и в частности, это касается декларации, которая составляется по имеющимся доходам или авансовым расчетам.

В таком 6-НДФЛ полностью объединяются функции стандартной квартальной отчетности с теми формами, которые должны заполняться по накопительным итогам. При этом стоит отметить тот факт, что КППР должен использоваться по аналогии с кодами налоговых декларации, информация о которых формируется постепенно.

Последний тип – итоговая отчетность. Проставление на первом листе значения «34» говорит о том, что компания сдает именно годовую отчетность. Первый раздел данного расчетного документа включает в себя информацию за период, идущий с января по декабрь, в то время как второй раздел оформляется в виде квартальной информационной добавкой, которая требуется к суммированным показателям, прописанным в первом разделе, то есть информация в нем будет демонстрироваться исключительно за последний квартал.

Годовая отчетность с данным кодом может всесторонне контролироваться и, в частности, обязательно будет проведена сверка показателей из этого документа с той информацией, которая указана в справке 2-НДФЛ, а также прибыльным декларациям, поданным за соответствующие периоды.

При оформлении 6-НДФЛ можно поставить КППР «90» только в том случае, если происходит реорганизация налогового агента или же он полностью ликвидируется в одном из месяцев четвертого квартала. В том случае, если реорганизация осуществляется в какие-либо другие месяцы отчетного года, коды используются другие, и в частности, нужно указать «51» в случае проведения реорганизации на протяжении первого квартала, а также «52» и «53», сдавая отчетность за второй и третий квартал соответственно.

Указывая все специальные КППР, налоговый агент должен основываться на нормах пункта 2 статьи 55 Налогового кодекса, в котором достаточно подробно прописано понятие последнего налогового периода, указываемого для реорганизуемой компании.

Главные определения

Код предоставления записывается в специальной графе на титульном листе, и данный идентификатор используется для того, чтобы обеспечить автоматизированную обработку информации, в связи с чем требуется не только максимально точное указание тех или иных данных, но еще и использование правильной формы их отображения:

• Все использующиеся коды включают в себя две цифры, и количество знаковых мест во всех графах соответствует данной норме. При этом не стоит забывать о том, что при оформлении отчетности запрещается оставлять какие-либо свободные ячейки, в связи с чем при отсутствии данных они сменяются знаком прочерка.
• При использовании ручного заполнения можно использовать только синие, фиолетовые или черные чернила, в то время как надпись должна иметь хорошую непрерывную насыщенность, исключая какие-либо искажения.
• Запрещается зачеркивать или стирать данные, а также использовать в документе корректирующие средства. Если какой-либо код был указан некорректно, то в таком случае вся отчетность должна быть оформлена заново с указанием правильной информации.

Именно по этой причине в преимущественном большинстве случаев более удобным является специализированное программное обеспечение и различная компьютерная техника. Многие рабочие операции производятся полностью автоматически, включая оформление документации.

Пример кода периода формы 6-НДФЛ

Действующее налоговое законодательство не предусматривает какого-либо точного указания отчетных периодов для того, чтобы подавать информацию по выплаченным налогам на доходы физических лиц и, вполне вероятно, что именно по этой причине сотрудники налоговых органов ввели такое понятие как «период представления» расчета 6-НДФЛ, присваивая для таких периодов специальные коды. В частности, при расчете 6-НДФЛ за первый квартал нужно указывать код «21».

Для заполнения данной графы предусмотрено два знаковых места, в связи с чем и сам код, соответственно, представляет собой двузначное число. Приказ, в соответствии с которым была введена сама отчетность по форме 6-НДФЛ, установил также периоды подачи таких отчетов как последний день месяца, который идет за окончанием квартала.

Если этот день приходится на праздничный или выходной, то в таком случае подача отчетности осуществляется в ближайший рабочий день.

В процессе проведения ликвидации или реорганизации компании такие расчетные документы должны подаваться за период от начала того года, в котором была проведена данная операция до дня ее окончания. К примеру, если ликвидация заканчивается в феврале, то в таком случае в соответствующей строке нужно будет указать «51».

В общем и целом, коды отчетных периодов являются следующими:

Код периода, который указывается на титульном листе оформляемой отчетности, нужно указывать в полном соответствии с информацией, указанной в первых двух разделах расчетного документа. Корректность указания всей информации осуществляется, в частности, путем определения взаимной связи основных показателей, прописанных в этом документе.

Если же в коде периода агент допускает те или иные ошибки, его нельзя будет привлечь к ответственности в виде штрафа по той причине, что данное нарушение не относится к перечню причин, позволяющих сотрудникам налоговых органов отказать в принятии поданной отчетности.

Однако сразу стоит отметить тот факт, что в данном случае документ будет расцениваться со стороны сотрудников налоговой службы как отчетность, поданная за другой период времени, в связи с чем бухгалтеру придется все равно заниматься оформлением уточненной документации.

Таким образом, законодатели постарались обеспечить унифицированный способ предоставления всей необходимой информации с дальнейшей ее обработкой, а также существенно сократить объем документов, которые нужно подавать в инспекцию.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для всех работодателей. Его должны сдавать организации и ИП с работниками, начиная с 1 квартала 2016 года.

Примечание : 26 января 2018 года на сайте ФНС был опубликован приказ о внесении изменений в действующую форму расчета, в связи с чем за 2017 год 6-НДФЛ сдается по новой форме. В настоящий момент она не опубликована и появится на сайте в ближайшее время, также, как и образец ее заполнения.

Образец заполнения 6-НДФЛ

Образец заполнения расчета 6-НДФЛ вы можете посмотреть на этой странице .

Куда сдавать расчет 6-НДФЛ

6-НДФЛ необходимо сдавать в ту же ИФНС, в которую был перечислен НДФЛ . Адрес и контактные данные вашей налоговой инспекции, можно узнать при помощи этого сервиса

Форма расчета 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ можно передать в налоговую инспекцию двумя способами:

1. В бумажной форме лично или по почте заказным письмом. Такой способ подходит только тем работодателям, у которых среднесписочная численность сотрудников получивших доход в налоговом периоде составляет менее 25 человек.
2. В электронном виде на дисках и флешках или через интернет посредством операторов ЭДО или сервиса на сайте налоговой службы.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2018 году

Расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать ежеквартально . Крайний срок подачи – последнее число первого месяца следующего квартала.

Примечание : если отчетный день выпадает на выходной или праздник, то крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Штрафы за несдачу формы 6-НДФЛ

Штраф за несвоевременную подачу расчета 6-НДФЛ составляет 1000 рублей за каждый месяц просрочки. Кроме этого налоговые инспекторы имеют право заблокировать расчетный счет организации (ИП) в случае задержки в сдаче отчета более чем на 10 дней.

Штраф за подачу отчета содержащего недостоверные сведения составляет 500 рублей за каждый документ.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Официальную инструкцию по заполнению расчета 6-НДФЛ вы можете скачать по этой ссылке .

Общие требования

Ниже перечислены основные требования, которые необходимо соблюдать при заполнении расчета 6-НДФЛ:

1. Расчет заполняется на основании данных содержащихся в регистрах налогового учета (начисленные и выплаченные доходы, предоставленные налоговые вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ).
2. Форма 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом (первый квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год).
3. Если все требуемые показатели не получается уместить на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Итоговые данные в этом случае отражаются на последней странице.
4. Все страницы, начиная с титульного листа должны быть, пронумерованы («001, «002» и т.д.).
5. При заполнении расчета 6-НДФЛ запрещается:
   • исправление ошибок при помощи корректирующего средства;
   • двусторонняя печать листов;
   • скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.
6. При заполнении формы 6-НДФЛ необходимо использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета.
7. При заполнении расчета на компьютере печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16-18 пунктов.
8. Каждому показателю в форме расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель (исключение составляют показатели, значением которых являются дата или десятичная дробь).
9. Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знакомест), месяц (поле из двух знакомест) и год (поле из четырех знакомест), разделенные знаком «.» («точка»).
10. Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе дробной части десятичной дроби.
11. В расчете обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
12. Текстовые и числовые поля заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя.
13. Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест, то в незаполненных ячейках необходимо поставить прочерк.
14. Дробные числа заполняются аналогично правилам заполнения целых чисел. Если знакомест для указания дробной части больше чем цифр, то в свободных ячейках ставятся прочерки (например, «123456——.50»).
15. Суммы НДФЛ исчисляются и указываются в полных рублях по правилам округления (менее 50 копеек отбрасываются, а 50 копеек и более округляются до полного рубля).
16. Расчет 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждому ОКТМО.
17. На каждой странице формы 6-НДФЛ в соответствующем поле необходимо поставить подпись и дату подписания расчета.

Титульный лист

Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. У организаций ИНН состоит из 10 цифр, поэтому при заполнении необходимо в 2-х последних ячейках поставить прочерки (например, «5004002010—»).

Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Поле «Номер корректировки» . Ставится: «000» (если за налоговый период (квартал) расчет сдается первый раз), «001» (если это первое исправление), «002» (если второе) и т.д.

Поле «Период представления (код)» . Указывается код периода, за который сдается расчет (см. Приложение 1 ).

Поле «Налоговый период (год)» . Указывается год налогового периода, за который сдается расчет (например, 2016).

Поле «Представляется в налоговый орган (код)» . Указывается код налогового органа, в который подается расчет 6-НДФЛ. Код вашей ИФНС вы можете узнать при помощи .

Поле «По месту нахождения (учета) (код)» . Указывается код места представления расчета в налоговый орган (см. Приложение 2 ).

Поле «налоговый агент» . Индивидуальным предпринимателям необходимо построчно заполнить свою фамилию, имя и отчество. Организации пишут свое полное наименование в соответствии с учредительными документами.

Поле «Код по ОКТМО» . Организации указывают код ОКТМО по месту нахождения (нахождения обособленного подразделения). ИП указывают код по ОКТМО по месту жительства.

Поле «Номер контактного телефона» . Указывается телефонный код города и номер телефона, по которому можно будет с вами связаться работникам налоговой инспекции (например, «+74950001122»).

Поле «На страницах» . В данном поле указывается количество страниц, из которых состоит расчет 6-НДФЛ (например, «002»).

Поле «c приложением подтверждающих документов или их копий» . Здесь ставится количество листов у документов, которые прилагаются к расчету 6-НДФЛ (например, доверенность представителя). Если таких документов нет, то поставьте прочерки.

Блок «Доверенность и полнота сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» .

В первом поле необходимо указать: «1» (если расчет подтверждает ИП или руководитель организации), «2» (если представитель налогового агента).

В остальных полях этого блока:

• Если расчет сдает ИП, то ему необходимо поставить только подпись и дату подписания расчета.
• Если расчет сдает организация, то необходимо построчно указать ФИО руководителя в поле «фамилия, имя, отчество полностью». После чего руководителю необходимо поставить подпись и дату подписания расчета.
• Если расчет сдает представитель (физическое лицо), то необходимо построчно указать ФИО представителя в поле «фамилия, имя, отчество полностью». После этого представителю необходимо поставить подпись, дату подписания и указать наименование документа, подтверждающего его полномочия.
• Если расчет сдает представитель (юридическо лицо), то в поле «фамилия, имя, отчество полностью» пишется ФИО уполномоченного физического лица этой организации. После этого, данному физлицу необходимо поставить подпись, дату подписания и указать документ, подтверждающий его полномочия. Организация в свою очередь заполняет свое наименование в поле «наименование организации».

Раздел 1. Обобщенные показатели

В Разделе 1 указываются обобщенные суммы НДФЛ по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если доходы в течение налогового периода выплачивались по разным ставкам, то Раздел 1 нужно заполнить отдельно по каждой налоговой ставке (за исключением строк 060-090).

Соответственно если все показатели строк Раздела 1 не получается уместить на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Итоговые показатели по всем ставкам (строки 060-090) заполняются на первой странице.

В Разделе 1 указывается:

Строка 010 – ставка налога, по которой был исчислен НДФЛ.

Строка 020 – обобщенная сумма начисленного дохода по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 025 – обобщенная сумма начисленных дивидендов по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 030 – обобщенная сумма предоставленных налоговых вычетов уменьшающих доход подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 040 – обобщенная сумма исчисленного НДФЛ по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 045 – обобщенная сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 050 – обобщенная сумма фиксированных авансовых платежей по всем работникам, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

Строка 060 – общее количество работников, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же сотрудника, количество работников не корректируется.

Строка 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ

В Разделе 2 указываются даты фактического получения работниками дохода и удержания налога сроки перечисления налога и обобщенные по всем работникам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В Разделе 2 указывается:

Строка 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130.

Строка 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130.

Строка 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

Строка 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату.

Строка 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Приложение 1. Коды периодов предоставления

Примечание : ликвидированные (реорганизованные) организации заполняют код, соответствующий периоду времени от начала года, в котором произошла ликвидация (реорганизация), до дня завершения ликвидации (реорганизации).

Приложение 2. Коды мест представления расчета 6-НДФЛ

Нулевой расчет по форме 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ с нулевыми показателями сдавать не нужно .

Позиция представителей ФНС в это вопросе довольно простая: если в течение налогового периода не было выплат и НДФЛ не удерживался, форму 6-НДФЛ сдавать не надо.

Не требуется сдавать 6-НДФЛ и в тех случаях, когда сотрудников нет в принципе, а также когда ИП или организация только зарегистрировались и работать ещё не начали.

Примечание : для своей подстраховки вы можете (но не обязаны) написать в ИФНС пояснение в произвольной форме на каком основании (отсутствие выплат, деятельности, сотрудников) вы не стали подавать отчет 6-НДФЛ.

Показатель «Период представления (код)» расположен на титульном листе формы 6-НДФЛ. Вопросам заполнения титульного листа посвящен один из разделов Порядка заполнения и представления Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, утвержденного Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (Приложение № 2 к Приказу).

За какой период представляется Расчет

Расчет по форме 6-НДФЛ составляется ежеквартально нарастающим итогом. Таким образом, периодами представления формы 6-НДФЛ являются:

• 1-ый квартал;
• полугодие;
• 9 месяцев;

Налоговый период в 6-НДФЛ - это год.

Какой код представления указать

Каждый из отчетных периодов представления формы 6-НДФЛ имеет свой код, предусмотренный Приложением 1 к Порядку заполнения.

Так, коды периода в 6-НДФЛ следующие:

То есть код налогового периода в 6-НДФЛ - 34.

Отдельные коды при реорганизации и ликвидации

Для ликвидированных или реорганизованных организаций предусмотрены отдельные коды периодов представления формы 6-НДФЛ. Сделано это потому, что сдавать форму 6-НДФЛ им придется скорее всего за период, не соответствующий календарным кварталам. Поэтому такие организации указывают период составления Расчета как время от начала года до дня завершения ликвидации (реорганизации).

Код периода в 6-НДФЛ при реорганизации и ликвидации:

К примеру, если созданная в прошлом году организация ликвидирована или реорганизована в ноябре 2018 года, то последним периодом, за который ей надо составить Расчет, является период с января 2018 года по ноябрь 2018 года. Поскольку ноябрь приходится уже на 4-ый квартал, то и код представления в форме 6-НДФЛ такая организация указывает 90.

Отчетность по этой форме передается в территориальные органы ФНС по определенному временному графику. Соответствующий данным период предоставления код 6 НДФЛ указывают на титульном листе. Чтобы не использовать коррекции и рационально использовать рабочее время следует знать требования, которые предъявляются к оформлению и передаче соответствующей документации.

6 НДФЛ, период представления, код: основные определения

Код предоставления в 6 НДФЛ записывают на титульном листе в специальной графе, расположенной непосредственно под названием документа. Этот идентификатор используется для автоматизированной обработки данных, поэтому важным является не только точность данных, но и форма их отображения:

• Все коды состоят из двух цифр, что соответствует количеству знаковых мест в данной графе. Тем не менее, следует помнить, что при заполнении этого отчета не оставляют свободных ячеек. При отсутствии данных их заменяют знаком прочерка «–».
• Если используется ручной метод заполнения, применяют черные, фиолетовые, или синие чернила. Надпись создают непрерывной, с хорошей насыщенностью, без искажений, допускающих двоякое прочтение.
• Не допускается стирание, зачеркивание, применение корректирующих средств. Если код представления 6 НДФЛ записан неверно, документ оформляют заново, с правильными данными.

Применение компьютерной техники и специализированного программного обеспечения удобнее. Многие рабочие операции выполняются автоматически, в том числе и правильное оформление документов.

Действующими нормами приказа ФНС 2015 года о новой форме отчетности № ММВ-7-11/450@ от 14 октября утверждены отчетные периоды по форме 6НДФЛ в 2016 г. и крайние сроки предоставления данных органы ФНС:

• первый квартал – 04 мая 2016 г;
• полугодие – 01 августа 2016 г;
• девять месяцев – 31 октября 2016 г.;
• год – 01 апреля 2017 г.

При оформлении титульного листа указывается соответствующий период предоставления. Код 6 НДФЛ 2 квартал обозначается комбинацией «31». Первый отчетный период – «21», третий и четвертый числами «33» и «34» соответственно. Отдельные обозначения предназначены для ситуаций, когда отчетность подают организации в стадии реорганизации, либо ликвидации. Они используют следующий список кодов:

• первый квартал – 51;
• полугодие – 52;
• девять месяцев – 53;
• год – 90.

Правильная работа с временными периодами

Приведенные выше сроки следует соблюдать обязательно. Если налоговый агент не передал своевременно отчет, то даже за неполный месяц задержки инспектор может выписать штраф 1000 руб. на организацию. Уже при образовании просрочки 10 дней допустимо применение более суровых санкций, блокирование счета в банке вплоть до выполнения соответствующих обязательств.

Подробнее о штрафах за несвоевременное представление 6 НДФЛ читайте в .

Понятно, что подвергать хозяйственную деятельность подобным рискам не имеет смысла. Отчетную документацию надо создавать и передавать в налоговую инспекцию вовремя. Для предотвращения ошибок следует использовать преимущества современного оборудования и программного обеспечения.

Обратите внимание на возможность собственных корректировок. Если ошибка выявлена самостоятельно, то быстрое создание нового документа с исправлениями предупредит выставления штрафа. С другой стороны, надо отметить неточность формулировки понятия «ошибка». На свое усмотрение проверяющий сотрудник органов ФМС вправе принять решение при обнаружении недостаточно точно записанного знака. Это – еще один аргумент в пользу автоматизации рабочего места у налогового агента.

Период представления 6 НДФЛ должен соответствовать используемым для заполнения формы данным. В первом разделе отчетной части применяют суммирование нарастающим итогом, сведения по соответствующим месяцам квартала. Во второй – вписывают фактические данные. Если, например, операция не завершена в июне, то ее отражают в отчете за 9 месяцев. Для проверки правильности заполнения этих блоков документа пригодятся контрольные соотношения. Этими специальными формулами пользуются инспекторы. Подробные описания соответствующих методик содержит письмо № БС-4-11/3852@ ФНС РФ от 10.03. 2016 г.

При оформлении документов по данной форме применяйте сведения из этой статьи. Они помогут минимизировать ошибки и упростят систему отчетности организации, индивидуального предпринимателя.

Отчет 6-НДФЛ - это форма, с помощью которой налогоплательщики отчитываются по налогу на доходы физических лиц. В ней они должны указывать информацию о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@ , который вступил в силу 26 марта 2018 года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За 2 квартал 2019 г. нужно отчитаться не позднее 31 июля. Более подробно сроки можно увидеть в таблице.

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ . Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2019, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019 году

В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

• указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
• использовать код «215» (крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
• в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».

На титульном листе должны быть указаны полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет действует уже четвертый год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
3. Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 года с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые 2 цифры — номер региона;
• вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220;
• крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП также указывают специальные коды:

• по месту жительства — код 120;
• по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

• процент ставки налога;
• суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
• суммы налоговых вычетов;
• суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

• количество физических лиц, получивших доход;
• суммы удержанного налога;
• суммы налога, не удержанные;
• суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2019 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2019 г. ставки не изменились.

Покажем, как учитывать НДФЛ в отчете 6 НДФЛ, на примерах заполнения разделов построчно.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

• стандартные (ст. 218 НК РФ);
• социальные (ст. 219 НК РФ);
• имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 10 100 000,00 - 100 000,00 = 10 000 000,00 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 10 000 000 * 13% = 1 300 000(НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

За 2 квартал 2019 года, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.

Шаг 10. Дата получения дохода работниками

В графах 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, января 2019 года, хотя зарплату за январь работники получили только в феврале. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11. Строка 110. День удержания налога налоговым агентом

Строка 110 содержит дату (день, месяц, год) удержания налога.

Удержать НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных, материальной помощи (с налогооблагаемой части), вознаграждения за оказанные работы (выполненные услуги) и прочих платежей в пользу работника можно только в день перечисления дохода работнику.

по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;

по строке 120 — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.

Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.

Дата дохода работника за месяц должна соответствовать сумме, если не включает полностью необлагаемый налогом доход. По таким случаям можно привести разъяснения официальной позиции следующих ведомств:

• письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@;
• письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ «В отношении расчета по форме 6-НДФЛ».

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.



Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение 2019 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего квартала будут сохраняться и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.

Скачать форму 6 НДФЛ: Актуальный бланк

6 НДФЛ, образец заполнения

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).